Le rapport d’activité

Pourquoi est-il important de rédiger un rapport d’activité ?

Parce qu’il permet de mettre en relief ce qui rend la société unique et lui donne son identité particulière.

Parce que c’est à travers cet outil que la société démontre ses réalisations et ses approches. L’on peut y faire valoir tout ce qu’elle est porteuse en qualité de société créatrice de richesses, voire d’acteur social.

Parce que c’est un outil qui met en valeur les réalisations de l’année précédente et la façon dont ces réalisations ont été concrétisées. Le rapport d’activité constitue en quelque sorte le portrait le plus complet et le plus fidèle possible de l’organisme. Il présente de manière synthétique les résultats de travaux de l’année écoulée.

Quelles sont les fonctions de votre rapport d’activité ?

  • Il est d’abord et avant tout un outil pour vos membres, vos collègues et vos collaborateurs.
  • Il peut accompagner de nouvelles demandes d’investissement.
  • Il est aussi la mémoire de la société et un témoin de son histoire.
  • Il peut servir d’outil promotionnel.
  • Il peut accompagner de nouvelles demandes de financement, d’investissement.
  • Il est aussi la mémoire de la société et est un des témoins de son histoire.
  • Il sera souvent remis aux bailleurs de fonds comme outil de reddition de comptes.

Que permet la rédaction du rapport d’activité annuel de votre société ?

  • Le rapport d’activité est une occasion de faire ressortir les belles réussites de l’année.
  • Il permet un temps d’arrêt afin de voir ce que vous avez réalisé en fonction des orientations données par le comité directionnel ou dans le cadre d’une orientation générale.
  • Il permet de tirer des leçons des actions réalisées et au besoin de vous repositionner.

Sur quoi pouvez-vous compter pour la rédaction du rapport d’activité annuel ?

Au moment d’entamer la rédaction de votre rapport annuel, vous ne débutez pas de zéro. Servez-vous des documents produits tout au long de l’année à d’autres fins. En plus de vous inspirer, ils vont vous servir d’aide-mémoire.

Vous pouvez consulter :

  • Le plan d’action de la dernière année.
  • Le rapport d’activités annuel de l’année précédente.
  • Les procès-verbaux des rencontres du CA.
  • Les comptes rendus des réunions de l’équipe.
  • Les comptes rendus des activités réalisées.
  • Les communiqués de presse.

Quel genre d’information doit-on inclure dans un rapport d’activité ?

Tout élément démontrant les réalisations de la société peut être employé. La créativité constitue une alliée importante lorsque vient le moment d’illustrer et d’expliquer votre travail. Ne soyez pas limités par les critères d’un bailleur de fonds. D’ailleurs, on ne répétera jamais trop que vous rédigez votre rapport d’activités d’abord et avant tout pour vos membres.

Au niveau de la traduction, nous ne saurions laisser sous silence le fait qu’un autre élément important est le style d’écriture :

  • Plus le message est clair, plus il a de chance d’être compris. Même si nous connaissons les règles de rédaction, il convient de se les rappeler car dans notre élan d’inspiration, il est possible de les perdre de vue.
  • Pour avoir les idées claires, il faut les organiser. Donc, il faut prendre le temps de faire un plan de rédaction. Cet outil risque de vous épargner un temps précieux.
  • En français, généralement, écrire au présent ou au passé composé facilite grandement la lecture et la rend vivante.
  • Une idée par phrase. Plus vos phrases sont courtes et simples, moins le texte est lourd et plus vous facilitez la lecture de vos membres.
  • Vos phrases apportent-elles quelque chose de plus au texte ? Sont-elles vraiment nécessaires ?
  • Est-ce que le langage utilisé sera compris par l’ensemble de vos membres ?

Posez-vous la question : qu’est-ce que je veux que les gens retiennent ? La réponse à cette question vous aidera à aller droit au but.

La dentelle, c’est joli, mais ça alourdi.

Philippe Golay.

Source : « Guide de rédaction en milieu communautaire » Céline Beaudet 1999.